Universidad Abierta y a Distancia de México UnADM
Fundamentos de Administración
Unidad 3, Actividad 2
Áreas Estratégicas
Alumno: Gregorio Eduardo González Gordillo
Docente: César Ricardo Gallegos Ríos
Mayo de 2015
Agua Purificada "Oasis"
Introducción
Agua purificada “Oasis” Cunduacán, es una empresa que como su nombre lo indica se dedica al tratamiento, envasado y venta de agua para consumo humano; fue fundada el 25 de mayo de 1985, con un solo ayudante y apenas dos triciclos para el reparto de los garrafones. Actualmente a punto de cumplir 30 años al servicio de sus clientes, con 33 empleados y 15 unidades motrices, Oasis se ha consolidado y se mantiene en la preferencia de la población.
En visita a sus instalaciones esta es la información que amablemente nos proporcionó el Gerente de la empresa y en ella podemos constatar de qué manera han aplicado el proceso administrativo en cada una de sus áreas.
Planeación
Al inicio de sus operaciones, Oasis vendía alrededor de 20 garrafones diarios y sobre esa cantidad se establecía la planeación de las actividades diarias. Actualmente, aunque no fue posible obtener cifras, basados en la experiencia y datos históricos, se pueden estimar los volúmenes de producción necesarios para cubrir la demanda de agua. Distinguiendo aquí dos etapas, la temporada de calor que es prácticamente la mayor parte del año, y por otra parte, la temporada de lluvias, en la que el consumo del líquido disminuye.
Los objetivos de Oasis son principalmente:
- Ser una organización competitiva en el mercado del agua purificada, cumpliendo con estándares internacionales de calidad.
- Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
- Contar con un personal comprometido con el servicio y su mejora continua.
- Mantener la certificación de nuestro Sistema de Gestión de Calidad.
La empresa maneja programas de capacitación al personal enfocados más que nada al buen trato con los clientes; reconocimiento a los empleados más productivos, así como un programa de incentivos por producción y ventas.
Dentro de sus políticas, podemos destacar el compromiso de:
- Procesar y comercializar agua para el consumo humano con características de inocuidad en beneficio de los consumidores.
- Actuar con un alto sentido de responsabilidad, honestidad, seriedad y cumpliendo las especificaciones legales vigentes.
Existe un manual de procedimientos para la producción del agua purificada, del cual se muestra el diagrama siguiente:
Los presupuestos que se elaboran tienen que ver con la adquisición de insumos para la producción, pago de servicios, salarios, impuestos y seguros, así como el combustible y mantenimiento de la flota vehicular y las instalaciones en planta. Son actividades cíclicas con muy poca variación.
En cuanto a proyectos, comenta el Gerente, que por el momento no hay planes de expansión ni introducción de otros productos, sino que están enfocados en mantener la clientela establecida en el municipio en base a la calidad del producto, precio accesible y oportuna distribución; únicamente han ampliado su mercado llevando el agua a localidades cercanas de los municipios que rodean a Cunduacán.
Organización
Las 33 personas que actualmente laboran en la empresa están distribuidas de acuerdo al organigrama que se muestra a continuación y cada una en su puesto tiene tareas específicas que cumplir, siguiendo el principio de la división del trabajo. Sin embargo se da también la práctica de ayudar a los compañeros, como el caso de los choferes que realizan también labores propias de los empleados generales durante la distribución y venta de los garrafones con agua.
La coordinación del personal y sus labores diarias recae en el Gerente, quien interviene en estas actividades supliendo la ausencia por motivos personales del Director General y fundador de la empresa. La función y objetivos de cada puesto podrán verse a detalle en el anexo al final de éste documento. (Información proporcionada por la empresa).
Dirección
Con frecuencia se dice que las decisiones son el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. En este caso, el Director General, aún a distancia se mantiene informado de lo que acontece en la empresa y en la mayoría de los casos es quien toma las decisiones sobre asuntos trascendentales. Sin embargo ha delegado responsabilidades en los mandos medios, quienes tienen autoridad suficiente para decidir en situaciones derivadas del quehacer cotidiano.
La integración es llevada a cabo por el Gerente, quien se encarga de reclutar y seleccionar al personal, aunque llevan ya algunos años manteniendo la misma plantilla y por esta razón, las tareas de inducción y capacitación son escasas.
En las circunstancias actuales, la estabilidad laboral y de ingresos constituye la mayor motivación para los empleados, quienes están conscientes de que cumpliendo sus metas diarias mantienen funcionando la empresa, lo que representa tener seguro su salario base, además de la posibilidad de obtener beneficios extra por mayor productividad. Todos los trabajadores de Oasis, tienen derecho a las prestaciones que otorga la Ley Federal del Trabajo.
La comunicación en la empresa fluye de manera vertical, en sentido ascendente y descendente, es decir se mantiene un orden, los empleados de un nivel tratan sus asuntos con su jefe inmediato o subordinados si es el caso, respetando las jerarquías y niveles de autoridad. Únicamente en casos especiales interviene directamente el gerente.
El Director General y fundador de la empresa, a lo largo de tantos años ha puesto el ejemplo de cómo se debe trabajar y en base a ello, aún sin estar presente sigue ejerciendo el liderazgo en la empresa.
Control
La función de control se ejerce de manera continua, y aunque se relaciona con las funciones de organización y dirección, está más asociada con la función de planeación. Su propósito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones de actuación y, como resultado de esta comparación, determinar si es necesario corregir o remediar para encausar la ejecución de acuerdo a las normas establecidas.
En el caso de Oasis los estándares de producción se establecen de acuerdo a la demanda; durante el año hay temporada alta y temporada baja, y en base a los consumos históricos determinan cuánto se va a producir y vender en cada caso. Se da especial atención al control de calidad del producto. Y la medición de resultados se facilita en ambas situaciones.
No acostumbran realizar comparativos con las empresas competidoras, pues aseguran que cada una tiene su forma de trabajar y su clientela propia, es como un acuerdo tácito de no intervención y respeto al territorio de cada organización.
Las desviaciones más comunes se dan en la fase de distribución y venta del agua, y la forma de detectarlas se realiza cotejando gráficas y registros históricos de cada una de las rutas asignadas. Como esto se realiza diariamente, una vez localizada la falla, es posible aplicar rápidamente las medidas correctivas necesarias; reduciendo los márgenes de error y procurando siempre elevar la productividad.
En la etapa de retroalimentación se toma en cuenta el desempeño real de actividades que fueron corregidas y se evalúa si las medidas de control fueron adecuadas a los estándares previstos y de no ser así empezar de nuevo el proceso.
Áreas funcionales
Independientemente de sus características y
el giro a que pertenezcan, para lograr sus objetivos toda empresa lleva a cabo
cuatro funciones básicas: elaborar productos o servicios, venderlos, manejar el
dinero para producirlos y las ganancias consecuentes y coordinar al personal
para que desempeñe sus labores. Estas funciones son conocidas como áreas
funcionales o departamentos de la empresa, se les conoce comúnmente como Operaciones
o Producción, Mercadotecnia, Administración y Finanzas, y Recursos Humanos,
respectivamente.
La magnitud de estas áreas y sus nombres, así
como el número de personas que las integran varían de acuerdo con las
características específicas de cada negociación. A continuación se analizan las actividades que realizan las áreas de mercadotecnia, operaciones,
y administración y finanzas en la empresa Agua Purificada “Oasis”.
Mercadotecnia
Básicamente se trata de colocar el producto o
servicio en el lugar y momento adecuado y con un precio justo, satisfaciendo
las necesidades de los clientes y posibilitando la obtención de utilidades;
empleando para ello herramientas como investigaciones o estudios para captar,
asegurar, mantener o expandir el mercado; así como promoción de ventas o
publicidad.
En la empresa que nos ocupa, esta área por
contradictorio que parezca, actualmente sólo realiza actividades de ventas y
distribución del producto entre la clientela establecida. Por el momento no se
llevan a cabo promociones ni publicidad, tampoco innovaciones en los productos
ni envases. Únicamente se enfocan en mantener la clientela lograda a través de
años de ofrecer calidad en el producto, buen servicio y precio accesible.
Operaciones
Se busca
transformar la materia prima e insumos en productos terminados con la calidad
requerida, empleando el sistema técnico más eficiente; a través de ingeniería
de procesos, estudios de tiempos y movimientos, control de la producción,
control de calidad y mantenimiento de maquinaria y equipos. Aquí la palabra
clave es productividad, es decir, hacer más con menos para alcanzar los
objetivos con la menor inversión.
En Agua Purificada Oasis, estas actividades son
llevadas a cabo siguiendo estrictas normas de calidad, seguridad e higiene,
para mantener los estándares de calidad del producto; las cantidades que se
manejan están previamente establecidas y bien diferenciadas para dos épocas del
año, la temporada de calor que en Cunduacán es la mayor parte del tiempo y es
cuando hay más demanda de agua; y la temporada baja en invierno, adaptando los
volúmenes de producción en ambos casos.
Administración y finanzas
Coloquialmente hablando se trata de saber
todo acerca del dinero, de dónde vino y adonde se va. En esta área se realiza
el análisis financiero; presupuestos de ingresos y egresos; costos y utilidad o
pérdida del ejercicio; análisis de punto de equilibrio, políticas de crédito y
cobro; y evaluación de inversión contra rentabilidad de los proyectos.
La misma estabilidad existente en las áreas
de producción y ventas de esta empresa, redunda en un área de administración y
finanzas que de manera cíclica cumple con sus actividades calendarizadas en
cuanto a gastos, pago a proveedores y la carga tributaria, así como control de
presupuesto, actuando en condiciones de bajo riesgo, que posibilitan un
ambiente de certidumbre para realizar todas las labores.
Propuestas
Como puede notarse, es el área de
mercadotecnia la que necesita un reforzamiento en esta empresa y para lo cual
se proponen estas acciones:
•
Añadir tamaños individuales de envases de medio y
un litro, para incursionar en el mercado de las tiendas de autoservicio y
misceláneas.
•
Producir hielo en cubos, aprovechando que se cuenta
con la materia prima (agua) y que por las condiciones climáticas, es un
producto de gran demanda en la mayor parte del año.
•
Establecer un local en la parte céntrica de la
ciudad para la venta de los anteriores productos, con servicio a domicilio
incluido.
•
Retomar acciones de promoción que en el pasado han
dado buenos resultados, como aquella en que la empresa obsequia un garrafón de
20 litros al cliente que junte 10 etiquetas o tapas del mismo producto.
Conclusión
Agua Purificada Oasis es una pequeña empresa
que a través de 30 años se ha posicionado en el mercado del agua para consumo
humano. Se puede decir que han llegado a un punto de equilibrio, en el que si
bien no hay crecimiento, tampoco hay descensos en las ventas; siendo la
principal intención servir a la clientela y conservarla manteniendo alto nivel
de calidad en el producto, precio accesible y distribución oportuna.
Pudimos constatar el desarrollo del proceso
administrativo y cada una las áreas funcionales de la empresa, aunque algunas de
ellas no se aplican al cien por ciento, otras saltan a la vista de inmediato, es
aspectos como la división del trabajo, la integración, comunicación y
autoridad, el control y establecimiento de estándares.
En palabras del Gerente de la empresa, existe
una razón para la poca o casi nula actividad de mercadeo y es consecuencia de
un hecho ocurrido recientemente y relacionado con el ambiente de inseguridad
que se vive en muchas partes de la república; es por esa razón que han optado
por no intentar nada más allá de lo establecido. Como dicen por ahí, “lo que
funciona no trates de arreglarlo”, mientras no existan planes o necesidades de
crecimiento, se mantendrán en esos niveles de producción y con la misma forma
de administrarlo.
Fuentes consultadas
Koontz, H. y O’Donell, C. (2009). Administración (13va.
Edición.). México: McGraw-Hill.
Apuntes de la asignatura: Unidad 2.Fundamentos de Administración_Contenido Nuclear.pdf
Unidad 3. Las areas funcionale._Contenido nuclear.pdf
